Sozialplanung Kreis Pinneberg Kurzbericht Evaluation 2022 kontakt@koenig-freudenreich.de KRISTINA KÖNIG-FREUDENREICH Agiles Coaching | Fortbildung | Moderation | Organisationsentwicklung Kreis Pinneberg Fachbereich Soziales, Jugend, Schule und Gesundheit Stabsstelle Sozialplanung und Steuerung www.koenig-freudenreich.deKreis Pinneberg Sozialplanung Kurzbericht Evaluation 2022 Sehr geehrte Damen und Herren, liebe Akteure des Landkreises Pinneberg, meine „Beobachtung“ der Tätigkeiten des Landkreises Pinneberg bezüglich der Sozialplanung begann im September 2014 mit einer Anfrage an mich, als externer Experte in der konstituierenden Sit- zung der Pinneberger Planungsgruppe zum „Konzept sozialer Ent- wicklung und Steuerung des Kreises Pinneberg“ einen Impuls zum bundesweiten Stand und zur Entwicklung der Sozialplanung in der Landeshauptstadt Magdeburg in die Diskussion einzubringen. Fragen, die mir im Rahmen der Einbringung gestellt wurden, waren: • Wie haben Sie den Prozess aufgebaut? • Wer hat was gemacht? • Wie kriegen Sie die Strukturen besetzt? • Wie lief der Beteiligungsprozess und die Datenerfassung? • Wie lief der Prozess der politischen Willensbildung? • Was bedeutet sozialpolitischer Konsens – mit wem? Welche Kompetenzen hatten Sie bereits in dem Bereich? • Hat so ein Planungsprozess eine Auswirkung auf die Struktur der Verwaltung? • Wie kann man es organisatorisch lösen, alle Verwaltungen im Kreis unter einen Hut zu bekommen? Resümee der Sitzung war, die Aktivitäten zur sozialen Entwicklung und Steuerung des Landkreises Pinneberg an der Idee einer Integ- rierten Sozialplanung auszurichten. Gefreut hat mich als Vorsitzen- der des Vereins für Sozialplanung e.V., was für eine Entwicklung die Sozialplanung im Landkreis Pinneberg im Anschluss nahm. In den folgenden Jahren konnte ich im Ergebnis meiner interessier- ten „Beobachtung“ feststellen, dass die Sozialplanung im Landkreis Pinneberg zu einem griffigen und bundesweit modellhaften Instru- ment sozialpolitischer Steuerungsunterstützung entwickelt wurde. Ob evidenzbasierte Analysen, Methoden zur systematischen Parti- zipation, die Instrumente zur Information bzw. Dokumentation oder die ergebnisorientierten Handlungsempfehlungen selbst – sie sind Ausdruck einer beharrlichen Entwicklungsarbeit und kontinuierli- chen Evaluation im Landkreis Pinneberg. Mit der hier vorgelegten Evaluation des Systems der Sozialpla- nung im Landkreis Pinneberg wird die erfolgreiche Beschreibung der Pinneberger Sozialplanung um eine Einschätzung ergänzt, die zur wirkungsorientierten Gestaltung einer bürgerorientierten und zielgerichteten Entwicklung des Sozialen im Landkreis Pinneberg weiter beitragen wird. Ich wünsche allen Beteiligten dabei auch weiterhin Freude und Erfolg. Magdeburg, 27. März 2022 Dr. Ingo Gottschalk Vorsitzender Verein für Sozialplanung e.V. Vorwort Dr. Ingo Gottschalk Vorsitzender Verein für Sozialplanung e.V. Die Sozialplanung im Landkreis Pinneberg wurde zu einem grif- figen und bundes- weit modellhaften Instrument sozialpo- litischer Steuerungs- unterstützung. “ 2Sozialplanung Kreis Pinneberg Kurzbericht Evaluation 2022 Evaluation und Handlungsansätze Ziel der Evaluation mit Laufzeit November 2021 bis Mai 2022 war es zu prüfen, ob die mit der Integrierten Sozialplanung ver- folgten strategischen Ziele durch das in 2017 durch Kreistags- beschluss etablierte System Sozialplanung ausreichend und funktional unterstützt werden. Vor diesem Hintergrund wurden 43 repräsentative Stakeholder aus dem System Sozialplanung des Kreises Pinneberg von der Steuerungsgruppe Sozialplanung auf Basis der Empfehlungen der Evaluatorin für eine Befragung ausgewählt. 36 Personen haben in fünf Interviews sowie einer Online-Umfrage ihre Perspektive eingebracht. Zusätzlich konn- ten sechs externe Fachexperten für eine Stellungnahme zur Einordnung des Systems in die bundesweite Praxis sowie Herr Gottschalk als Vorstandsvorsitzender a.D. des VSOP e.V. für ein Vorwort gewonnen werden. Fazit ... der sechs externen Fachexperten Das System Sozialplanung des Kreises Pinneberg gilt sowohl in Schleswig-Holstein als auch bundesweit als absoluter Vorreiter für eine moderne und zeitgemäße Sozialplanung insbesondere auf Kreisebene. Es wird in der Fachöffentlichkeit der Bundesrepu- blik als Best-Practice-Inspiration geschätzt und diskutiert. Beson- ders hervorgehoben werden von den externen Experten: • Der hohe Partizipations- und Vernetzungsgrad interdiszipli- närer Stakeholder mit klaren Verantwortlichkeiten in einem systematisch strukturierten Prozess, der den Fokus auf eigen- verantwortliches Handeln legt. • Instrumente, die Informationen und Daten digital sowie frei zugänglich zur Verfügung stellen und damit eine hohe Trans- parenz für alle Akteure im System inklusive eines faktenba- sierten Abgleichs der subjektiven Perspektive ermöglichen. Hierbei ist insbesondere die App FOKUS PI bundesweit ein- malig. • Die Verknüpfung der Handlungsempfehlungen mit der Haushalts- und Finanzplanung • Die handlungsorientierte Struktur sowie die durch Fokus- gruppen und Handlungsempfehlungen beförderten schnel- leren politischen Entscheidungs- und Umsetzungsprozesse. • Angeregt wird als Schritt zur Weiterentwicklung insbeson- dere die Schaffung von Formaten, die ein kleinräumigeres strategisches Planen gemeinsam mit den Gemeinden ermög- lichen sowie eine stärkere Verknüpfung mit den Fachplanun- gen der Fachbereiche. 3 „Zielsetzung ist es Produkte zu schaffen, die eine professionelle Entscheidungsfindung unterstützen, diese bedarfsorientiert für das poli- tische Ehrenamt zu entwickeln, ohne Konkurrenz zwischen den fachlichen Perspektiven von Verwaltung und Stakeholdern oder Politik aufzu- bauen. Zentral ist die systematische Partizipation. Diese grenzt eine falsche Interpretation der Bedarfe von Zielgruppen ein und damit die Gefahr, dass die Sozialplanung nur zum Selbstzweck existiert. Ziel des Systems ist es, gute Sozial- politik zu ermöglichen, dies bedeu- tet immer, mit und für Menschen zu arbeiten sowie demokratische Prozesse anzuregen.“ Zitat aus dem Interview im Rahmen der Evaluation mit Herrn Willmann, Fachbereichsleiter Soziales, Jugend, Schule und GesundheitSozialplanung Kreis Pinneberg Kurzbericht Evaluation 2022 ... der Stakeholder aus dem System der Sozialplanung des Kreises Pinneberg Insgesamt beurteilen ca. 33% der Befragten die im Kreistagsbe- schluss 2017 beschlossenen operativen Strukturziele des Systems Sozialplanung als umgesetzt. Mehrheitlich (ca. 60%) sind die Befragten der Meinung, dass man auch den strategischen Zielen in den letzten 5 Jahren tendenziell nähergekommen ist. Insgesamt bewerten die intern Beteiligten das System Sozialplanung mit der Schulnote 2,9 – was vor dem Hintergrund der relativ kurzen Lauf- zeit seit der Etablierung sowie kaum vorhandener Vergleichser- fahrung mit der Sozialplanungspraxis anderer Kreise zu sehen ist. Als besonders nützlich in Hinblick auf die Funktionalität des Sys- tems wurden folgende Aspekte beschrieben: • Breite Partizipation verschiedener Stakeholder, insbesonde- re der dialogisch-systematische Austausch interdisziplinärer Perspektiven zu Themen in den Fokusgruppen zum Abgleich subjektiver Wahrnehmung mit objektiver Realität. • Transparenz, Professionalität und Vielfalt an strukturiert auf- bereiteten Informationen und Daten sowie einfach zugäng- liche, digitale und freie Datenverfügbarkeit. • Strukturierung und Koordination des Systems Sozialplanung durch die Kreisverwaltung sowie die fachliche Beratung, speziell des Teams der Stabsstelle Sozialplanung und Steue- rung (SoziuS). • Konkrete Ziele und Maßnahmenvorschläge zur Umsetzung in den Handlungsempfehlungen führen auch zu einer besse- ren Wahrnehmung der Maßnahmen im Umsetzungsprozess. • Die Verzahnung von Sozial- und Finanzplanung: Der Mit- teleinsatz sei zielgerichteter, seit Handlungsempfehlungen auch in den Ausschüssen diskutiert werden. • Kontinuierliche Kritikfähigkeit, Lern- und Änderungsbereit- schaft, wie auch durch die Evaluation ausgedrückt. • In politischen Entscheidungsprozessen mehr Möglichkei- ten, mit Politik in den Dialog zu kommen, dies ist einer der größten Vorteile des Systems Sozialplanung. Es gibt einen qualifizierteren Dialog, der auch durch politische Gremien Beachtung findet. Deutlich wird, dass das von den Befragten als am nützlichsten wahrgenommene Instrument insbesondere der Dialog selbst ist, mehr noch als die Produkte zur Sicherstellung der digitalen und freien Verfügbarkeit von Informationen. Gleichzeitig scheinen politische Entscheidungsträger als erste Zielgruppe des Systems Sozialplanung die Angebote noch zu wenig zur Entscheidungs- findung zu nutzen. Es braucht hier offenbar einerseits eine intensi- vere Einführung in die Instrumente, andererseits mehr Übersetzung der Daten in Szenarien, Prognosen und konkrete Auswirkungen auf die Lebenswelt der Stakeholder und Zielgruppen im Kreisge- biet. Der Partizipationsgrad des Systems Sozialplanung wird von 57% als höher als vor 5 Jahren eingeschätzt, rund 52% Fazit schätzen ihn dabei aber als nicht ausreichend ein, um im Sinne der strategischen Ziele zu agieren. Dies vor allem deshalb, weil es mehr Formate braucht, um die Perspektiven der Zielgruppen der Sozialplanung stärker in die Entwicklung und Evaluation der Handlungsempfehlungen einfließen zu lassen, daneben aber auch Strukturen, die eine stärkere Partizipation der Kommunen im strategischen Planungsprozess befördern. ... der Evaluatorin In Verwaltungssystemen spiegelt sich gesellschaftliche Realität und Kultur, in ihnen ist aber auch der Anspruch formalisiert, Struk- turen zum Umgang mit dieser Realität zu entwickeln. Die soziale und materielle Infrastruktur einer Kommune prägt die Lebenswelt ihrer Bürger ganz erheblich. Gerade deshalb ist es von hoher Bedeutung, dass auf der kommunalen Entscheidungsebene be- darfsgerecht und wirkungsorientiert Lösungen für zunehmend komplexe sowie sich ständig verändernde gesellschaftliche Herausforderungen entwickelt und umgesetzt werden. Die Rah- menbedingungen, unter denen Bürger und damit auch Kinder, Jugendliche und Familien ihren Lebens- und Bildungsweg gestal- ten, werden somit entscheidend von der Innovationskraft und den Lösungsstrategien kommunaler Verwaltung geprägt. Das System der Sozialplanung des Kreises Pinneberg ist gerade deshalb so innovativ, herausragend funktional wie hochdemokratisch, weil es aktuellen und zukünftigen kommunalen Gestal- tungsherausforderungen eine Handlungs- und damit Steuerungs- struktur gegenüber stellt. Die Struktur unterstützt die Erreichung der strategi- schen Ziele der Sozialplanung optimal als lernendes System, welches es stetig weiterzuentwickeln gilt. 4Sozialplanung Kreis Pinneberg Kurzbericht Evaluation 2022 Handlungsansätze Die entscheidende Frage ist: • Wie stellen Sie sicher, dass Sie gemeinsam an der Um- setzung für alle relevanten, übergreifenden Zielsetzungen arbeiten und Ihre gesamten kommunalen Planungs- und Steuerungsprozesse integrieren, wenn sich gleichzeitig stän- dig die Bedarfslagen und Ziele im kommunalen Raum ver- ändern? Entscheidungen und Maßnahmen müssen immer wieder an die sich verändernde Realität angepasst werden. Mit anderen Worten: Verwaltung muss agiler werden – und dafür könnte das System Sozialplanung ein entscheiden- der Katalysator sein. Zentral bei einer Weiterentwicklung der Struktur und Instrumente sollte daher die Frage sein: • Wie gehen Sie mit der knappen Ressource Zeit und den sich ständig verändernden Rahmenbedingungen um? • Wenn Sie etwas neu tun, was machen Sie dafür weniger? • Was hat gerade Priorität und muss zuerst angegangen oder entschieden werden? Ein Ansatz dafür könnte die Weiterentwicklung hin zu einer agileren, noch stärker iterativ ausgerichteten Steuerungs- struktur im System Sozialplanung sein, bei der in kürzeren Zyklen auf Basis der vorhandenen Informationen Hand- lungsempfehlungen orientiert an den strategischen Zielen entwickelt werden und die digital vorhandenen Informa- tionen aktueller genutzt werden. Systematische Partizipation Digital & frei verfügbare Daten Systematisch strukturierte, interdisziplinäre Dialoge auf Basis frei und digital verfüg- barer Sachinformationen stehen im Fokus. So gelingt der integrierte Blick auf die soziale Infrastruktur bzw. die individuelle Lebenssituation der Bürger des Kreises. 5 Strukturell verankerte Demokratie Die Ergebnisse fließen direkt in die Entscheidungsprozesse politischer Gremien und Füh- rungsebenen des Kreises ein. Das ist strukturell ausgedrückte Demokratie – die sicherstellt, dass die Komplexität der Sach- verhalte und Interessenslage aller Beteiligten berücksichtigt wird. Professionalisierte Entscheidungsfindung Das System bietet grundsätz- lich alle Dimensionen, die es braucht, um als ehrenamtlich tätiger politischer Entschei- dungsträger professionelle und fundierte Entscheidungen tref- fen zu können und Lösungen iterativ zu entwickeln. Steuerung ausgerichtet auf strategische Ziele Individuelles Erfahrungs- und objektives Faktenwissen aus allen Funktions- und Lebens- bereichen im Kreis werden re- flexiv verknüpft, dies fokussiert eine aktive Steuerung sowie stetiges Lernen im Sinne eines an strategischen Zielen aus- gerichteten Agierens. Abbildung 1 Fazit zur Funktionalität des Systems der Sozialplanung im Kreis Pinneberg im ÜberblickSozialplanung Kreis Pinneberg Kurzbericht Evaluation 2022 6 Neben dem Fokus auf Agilisierung werden insbesondere folgende Weiterentwicklungen als Ergebnis der Evaluation zur Steigerung der Funktionalität des Systems Sozialplanung im Hinblick auf die Unterstützung der strategischen Ziele angeregt: Verbindlichere Handlungsempfehlungen In Ergänzung zum bisherigen System sollten die Handlungsempfehlungen vor den Haushaltsbera- tungen zum Doppelhaushalt in den Fraktionen vorgestellt werden. Außerdem wäre es ggf. hilfreich, zukünftig die Handlungsempfehlungen als Mitteilungsvorlage mit Beschlussformulierung den politischen Gremien zur Verfügung zu stellen. Dazu sollte eine Erfolgskontrolle inklusive regel- mäßigem Umsetzungsbericht zu den Handlungsempfehlungen an Hand konkret be- nannter Indikatoren festgeschrieben werden. Für die Umsetzung notwendige personelle, zeitliche und/oder finanzielle Ressourcen sollten klar beziffert werden. Mehr Ressource für Partizipation Bedarfsorientiert für eine Unterstützung professio- neller Entscheidungen wäre es, mehr personelle Ressourcen in die Moderation, Strukturierung und persönliche Begleitung der Partizipations- instrumente sowie in die möglichst im Dialog mit Entscheidungsträgern unter Einbezug der Pers- pektiven verschiedener Stakeholder erfolgende Interpretation der Daten sowie die Übersetzung in Kontexte bzw. Lebenswelt der Stakeholder durch erläuternde Szenarien, Prognosen und Hypothesen zu investieren. Konkretisierter Dialog stärkt Beteiligung Für das Gefühl von Beteiligung ist insbesondere der Dialog zwischen Betroffenen, Umsetzenden und Entscheidungsträgern sowie die gemeinsame Arbeit an Handlungsempfehlungen ausschlaggebend, die in den politischen Prozess einfließen. Dieser direkte Dialog sollte in allen Formaten stärker fokussiert werden. Durch gemeinsam konkret formulierte operative Indikatoren, an denen die Umsetzung der ge- meinsam entwickelten Empfehlungen sichtbar wird, entsteht das Gefühl von Selbstwirksamkeit, was zu Partizipation (re-)motiviert. Fokusgruppen stärker begleiten Die Fokusgruppen brauchen definitiv mehr mode- rierende, standardisierende und strukturierende Koordination, auch um Parallelprozesse und Arbeit an konträren Zielen zu vermeiden, sowie die Fähigkeit zu trainieren, Daten zu analysieren und das Analyseergebnis in den Kontext zu über- setzen. Hierzu wäre es sinnvoll, die Ablaufstruktu- ren und Dokumentationsinstrumente anzugleichen sowie die Zielsetzung der Gruppen regelmäßig zu reflektieren, genauso wie den Zusammen- arbeitsprozess zu evaluieren. Digitale Tools bedarfsorientiert optimieren Die App sowie die digitalen Instrumente be- nötigen eine Überarbeitung oder Neuausrichtung fokussiert auf die Perspektive und Bedarfslage der Nutzer, diese müssen die Instrumente einfach verstehen und die Nutzung intuitiver erfassen können. Die zur Verfügung gestellten Informatio- nen sollten hinsichtlich ihrer Komplexität reduziert bzw. stärker an der Praxis der Nutzer orientiert aufbereitet werden. Der Zugang zum System muss so einfach wie möglich gemacht werden, angeregt wird die Integration der Informationen der App in ein neues, komfortables Kreistags- informationssystem. Daneben sollten die Instru- mente und deren Anwendung in den Fraktionen regelmäßig präsentiert werden. Distanz zur Politik überwinden Der direkte Dialog zwischen einzelnen Personen und Gruppen ist noch stärker zu fokussieren. Um die Distanz zwischen Politik und Fokusgruppen zu überwinden und die Handlungsempfehlungen besser nachvollziehbar zu machean, sollten regelmäßig Vertretungen aus den Fokusgruppen in den Ausschüssen die Handlungsempfehlungen vorstellen und genauso regelmäßig zum Umset- zungsstand berichten. Dies sichert Nachhaltigkeit sowohl im Arbeitsprozess der Sozialplanung, als auch auf politischer Ebene. Betroffene und Adressaten systematisch beteiligen Es braucht regelmäßige Betroffenenbeteili- gung, z.B. durch agile Formate wie Design Thinking Workshops, regelmäßig einbezogene Feedbackgremien aus Betroffenen im Prozess der Entwicklung von Handlungsempfehlungen oder Befragungen von Betroffenen. Daneben gilt es, durch eine verstärkte nutzerorientierte Öffentlich- keitsarbeit die Instrumente und Ergebnisse der Sozialplanung sowohl für Betroffene als auch für politische Entscheidungsträger in das Bewusstsein zu bringen, damit Beteiligungsprozesse angeregt werden. Kommunen ins Boot holen Nur durch die Einbeziehung der Kommunen kann wirkliche strategische, sozialräumliche Planung mit effektiven Wirkungen dort, wo es am nützlichsten ist, erreicht werden. Hierfür sollten Planungsteams aus Kreis- und Kommunalver- tretungen inklusive der Fachplanungen etabliert werden – so könnten ggf. auch die politische und operative Ebene noch mehr vernetzt werden. Daneben sollte der direkte Dialog zwischen ein- zelnen Vertretungen aus Kommunen, Ausschüssen sowie der Steuerungsgruppe gefördert werden, durch gezielte niederschwellige Impulse, wie Hospitationen, Interviews sowie agile Formate wie regelmäßige Bar Camps oder Lean Coffee. Strategische Steuerung optimieren Durch die Aufnahme des Hinweises in das strategische Steuerungskonzept des Kreises, dass die vorbereitenden Tätigkeiten der Sozialplanung bei der strategischen Zielentwicklung des Kreises insgesamt zu berücksichtigen sind, könnte das Potential der professionalisierten Entscheidungs- prozesse des Systems Sozialplanung für die strategische Steuerung des Kreises insgesamt nutzbar gemacht werden. Abbildung 2 Handlungsempfehlungen für ein optimiertes System der Sozialplanung des Kreises PinnebergNext >